Perencanaan pameran bisa melelahkan dan melelahkan. Ada begitu banyak hal yang perlu diingat dan lebih sering atau tidak, perencanaan pameran dimulai setahun sebelum pameran dagang sebenarnya. Pameran adalah kesempatan Anda untuk pamer, baik itu peluncuran produk, keterampilan, atau layanan.
Pameran itu unik karena menawarkan tempat untuk menjaring klien baru dan prospek dalam lingkungan tatap muka. Orang-orang yang menghadiri pameran melakukannya karena mereka merasa pertunjukan tersebut memiliki nilai, sesuatu yang mereka cari, jadi sangat penting acara Anda berhasil. Kami telah mengumpulkan tips terbaik kami tentang perencanaan pameran dan cara merencanakan pameran yang sukses sehingga Anda dapat yakin bahwa setelah acara Anda, Anda akan memiliki daftar prospek dan bisnis baru yang memenuhi syarat.
Pusat Konferensi dan Pameran Kettering terletak di jantung Northamptonshire dan memiliki pengaturan tepi danau yang indah. Sebuah pusat serbaguna dengan fasilitas modern dan ruang pameran seluas 2000m2 untuk dimanfaatkan, kami adalah tempat yang ideal untuk menyelenggarakan acara pameran Anda.
Tips Merencanakan Pameran yang Berhasil
Sangat mudah untuk meremehkan waktu dan upaya yang diperlukan untuk merencanakan dan melaksanakan pameran yang sukses dengan benar. Untuk menghindari stres, sebaiknya Anda mulai merencanakan 6 bulan – 12 bulan ke depan, tergantung ukurannya. Untuk membantu Anda memulai, berikut adalah beberapa tip dan hal yang perlu diingat saat merencanakan pameran.
Hitung anggaran
Perencanaan pameran itu menyenangkan! Seringkali ada begitu banyak ide hebat terbang tentang ruangan ketika pikiran kreatif berkumpul, tetapi penting bagi Anda untuk terlebih dahulu menghitung anggaran yang masuk akal. Anda juga ingin memastikan Anda tetap berpegang pada anggaran ini untuk memastikan pameran Anda menguntungkan. Anda perlu memanfaatkan anggaran Anda sebanyak mungkin.
Ini adalah hal pertama dan terpenting yang ingin Anda pikirkan saat merencanakan pameran.
Jika Anda kesulitan menentukan anggaran yang layak untuk pameran Anda, maka tip yang bagus adalah meninjau catatan keuangan bisnis Anda dari tahun sebelumnya. Dengan pemeriksaan yang cermat, Anda harus bisa menguraikan pengeluaran untuk setiap acara yang Anda hadiri.
Meninjau pengeluaran ini terhadap apa yang telah Anda uraikan dalam anggaran pemasaran Anda dapat memastikan bahwa ROI Anda (laba atas investasi) untuk setiap acara akurat, rencanakan cara terbaik untuk menghemat uang dan tentukan apakah perkiraan anggaran Anda untuk pameran mendatang akurat.
Buat rencana pemasaran
Seperti halnya pameran yang sukses, Anda harus memiliki rencana pemasaran yang kuat agar calon peserta dapat melanjutkannya. Anda juga perlu menetapkan sebagian besar anggaran Anda untuk pemasaran juga.
Untuk pemasaran, Anda memerlukan dua pendekatan berbeda. Yang pertama adalah memasarkan kepada para peserta. Mereka perlu diyakinkan bahwa pameran Anda memiliki nilai bagi mereka. Sesuatu yang mereka butuhkan atau inginkan dan pameran itu akan menjadi tujuan mereka. Pameran seperti apa yang Anda rencanakan? Dan yang terpenting, siapa yang ingin Anda hadiri. Misalnya, jika Anda merencanakan pameran fotografi atau seni dan ingin menghasilkan penjualan karya Anda, Anda perlu menarik penonton yang memiliki minat dan selera yang sama.
Kedua, Anda ingin memasarkan ke peserta pameran. Agar ini berhasil, Anda perlu meyakinkan calon peserta pameran bahwa Anda telah menarik peserta yang tepat untuk ceruk mereka. Jika peserta pameran menghabiskan uang untuk ruang stand dan dekorasi maka mereka ingin yakin bahwa mereka akan mendapatkan sesuatu darinya. Baik itu penjualan, prospek, atau kesadaran merek. Faktanya, selama survei baru-baru ini, 64% peserta pameran mengatakan bahwa kualitas peserta adalah faktor penting saat memilih untuk berpameran di pameran dagang, jadi mendapatkan hak ini adalah kuncinya.
Selalu pikirkan logistik
Mungkin tip perencanaan pameran kami yang paling penting adalah selalu memikirkan logistik. Hal-hal sederhana seperti memastikan ruang acara yang Anda pilih memiliki tempat parkir yang dekat sehingga peserta pameran dapat dengan mudah menurunkan muatan dan memastikan jaringan transportasi yang dekat seringkali menjadi kebutuhan untuk setiap pameran yang sukses.
Dengan begitu banyak hal yang perlu dipikirkan tentang logistik, Anda mungkin akan lupa untuk mempertimbangkan beberapa. Kiat perencanaan pameran kami yang paling penting untuk diingat dalam hal logistik adalah:
> Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan membongkar kios?
> Jam berapa peserta pameran akan tiba?
> Di mana Anda membutuhkan peralatan dan teknologi?
> Ingat lanyard yang berbeda untuk peserta dan peserta pameran
> Apakah Anda ingin mengatur acara jaringan di antaranya?
Setelah logistik ini berhasil, Anda harus dapat menyusun garis waktu yang jelas tentang apa yang perlu terjadi selama pra dan pasca-pameran. Ingatlah selalu untuk membuat rencana jauh-jauh hari sehingga manajemen waktu Anda secara keseluruhan tepat sasaran.
Lokasi, lokasi, lokasi
Saat merencanakan pameran,silahkan lihat website kami untuk memilih tempat yang tepat adalah kunci keberhasilan acara Anda. Pertama-tama Anda perlu menentukan berapa banyak stand dan kios yang Anda butuhkan dan berapa banyak peserta pameran yang Anda rencanakan. Selanjutnya, Anda perlu memikirkan tamu istimewa. Apakah Anda memerlukan panggung atau ruang terpisah untuk tamu istimewa Anda mengadakan pembicaraan? Dan apakah Anda ingin ruang pertemuan terpisah yang lebih kecil untuk digunakan sehingga Anda dapat mengadakan acara jaringan sepanjang hari?
Setelah Anda memiliki gagasan yang jelas tentang siapa yang ingin Anda hadiri dan siapa yang ingin Anda pameran, Anda dapat mulai memikirkan tentang ruang dan ukuran tempat. Misalnya, tempat kami di Kettering memiliki ruang arena seluas 2000m2 di mana peserta pameran Anda dapat membangun stan mereka, auditorium dengan 550 tingkat tempat duduk dengan panggung untuk tamu istimewa untuk mengadakan bincang-bincang dan serangkaian ruang pertemuan yang lebih kecil yang dapat diatur dengan teh dan fasilitas pembuat kopi untuk acara jaringan.
Jika Anda seorang peserta pameran yang hanya ingin membeli tempat di sebuah pameran, Anda harus memikirkan di mana posisi Anda. Untuk berada di lokasi prima, lalu lintas tinggi maka Anda harus mendaftar minimal 6 bulan sebelumnya. Identifikasi ruang yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda. Tip perencanaan pameran terbaik adalah seringkali, memiliki ruang di dekat pintu masuk tidak selalu merupakan hal yang baik! Seringkali itu akan menjadi padat dan orang-orang hanya akan berjalan tanpa benar-benar melihat karena mereka ingin sampai ke poin utama pertunjukan. Tempat-tempat yang terletak di dekat kedai kopi dan toilet adalah posisi yang bagus untuk menarik pengunjung yang lewat.